Si trabajas en una oficina, estás todo el día frente al computador y las tareas pendientes se van acumulando, es mejor que comiences a planificar tu tiempo.
Según diversos estudios, los siguiente son algunos elementos que debes evaluar en tu día a día, y su modificación podría ayudar a aumentar tu rendimiento. Pon mucha atención:
1. ¿Adicto a internet?: De acuerdo con el estudio “El uso del tiempo” realizado por especialistas de la Universidad Autónoma de Barcelona, una constante en los trabajos es invertir varias horas del día en internet, en leer diarios online, blogs, contestar correos y, sobre todo, entrar a redes sociales.
Concéntrate en contestar mensajes importantes o que debas darle seguimiento, y deja para el final del día las visitas a sitios como Facebook o el mail de tus amigos, que puedes revisar en casa.
2. Sigue tu reloj: Establece en qué hora del día te sientes más productivo, por ejemplo a medio día, y en cuál menos. Aprovecha ese lapso para realizar los pendientes más importantes. Eso sí, trata de cumplir con esa rutina, si decides trabajar arduamente entre 10:00 y 13:00 horas, organízate para ello. Puedes usar audífonos mientras trabajas (no para cantar tus canciones preferidas) para concentrarte y prestar menos atención a la conversación de tus compañeros de oficina.
3. Enlista tus actividades. En un trabajo “todo es importante”, pero debes aprender a priorizar cada acción, según su orden de importancia. Reúnete con tu jefe, pídele que te indique si existe una labor a desarrollar de inmediato y enfoca tu energía en eso. Después, anota cómo irás sacando lo demás, y evalúa si algún compañero puede apoyarte en determinada tarea, por lo menos, entregándote a tiempo cierta información.
4. Descansa ¡con orden! Si bien es importante que en tu rutina fijes un espacio, de unos 5 a10 minutos, para pararte a caminar o hacer una llamada pendiente, evita que la ida por el café se convierta en media hora. Habla con tus compañeros y diles que pueden “ponerse al día” en la comida o al salir del trabajo.
5. Ordénate. ¿Te ha pasado que pierdes una hora buscando la versión “final-final” de un archivo o un contacto? El primer paso para ser productivo es el “orden”. Si tienes varias versiones de un documento depura hasta dejar la que tenga los últimos cambios (a menos que te pidan guardar todo), y utiliza un archivo de Excel para guardar números importantes que necesites diariamente.
6. Ubica tu foco de atención. Si te encanta leer el periódico o revisar internet, de nuevo te lo decimos: hazte un espacio para ello, sin que intervenga en tu horario laboral, puede ser muy temprano o por la noche, en casa.
7. Entrénate en decir “NO”. Aunque quizá esta sea la consigna más difícil (sobre todo si quieres quedar bien con tu jefe), es importante que aprendas a utilizar esta palabra. Si un amigo te insiste en que quiere conversar un rato, indícale que, ante la carga de trabajo, estás buscando ordenar mejor tus tiempos. Lo mismo con tu jefe, si después de esta reorganización sigues sintiéndote al límite, busca la manera de decirle (en el tono que mejor funcione con tu superior, tú lo conoces): “haré esto otro, pero una vez que te entregue los pendientes que comentamos; o esta nueva petición ¿urge más?”
Lo importante es hacerle saber que estás poniendo todo de tu parte para salir adelante con sus consignas, pero que esos imprevistos pueden desajustar la dinámica de trabajo que ya tenían convenida.
VIA/CNNEXPANSIÓN
FOTO: Dustin Martínez